Neue Kollegin, neues Postfach: Wenn zu einer bestehenden Domain eine weitere E-Mail-Adresse dazukommt, sind das im Kern zwei Schritte – das Postfach beim Hoster anlegen und es anschließend im Mailprogramm einrichten. Diese Anleitung beschreibt beides.
Die Screenshots und Menübezeichnungen unterscheiden sich je nach Hoster. Die Reihenfolge der Schritte ist aber praktisch überall gleich.
1. Postfach in der Hosting-Verwaltung anlegen
- Melden Sie sich in der Verwaltungsoberfläche Ihres Hosters an.
- Öffnen Sie den Bereich E-Mail und wählen Sie die betroffene Domain aus.
- Klicken Sie auf Postfach hinzufügen (je nach Anbieter auch „Neue E-Mail-Adresse” oder „Mailbox anlegen”).
- Tragen Sie den gewünschten Namen vor dem
@ein, zum Beispielvorname.nachname. - Vergeben Sie ein Passwort. Nutzen Sie dafür einen Passwortmanager und mindestens 16 Zeichen – dieses Passwort wird selten getippt, es darf also sperrig sein.
- Legen Sie die Postfachgröße fest. Für normale Büronutzung sind 5–10 GB ein guter Ausgangswert.
- Speichern Sie die Einstellungen.
Nach dem Anlegen dauert es je nach Anbieter einige Minuten, bis das Postfach aktiv ist.
2. Zugangsdaten notieren
Für die Einrichtung im Mailprogramm brauchen Sie vier Angaben:
| Angabe | Typischer Wert |
|---|---|
| Posteingangsserver (IMAP) | imap.ihr-hoster.de, Port 993, SSL/TLS |
| Postausgangsserver (SMTP) | smtp.ihr-hoster.de, Port 465 (SSL) oder 587 (STARTTLS) |
| Benutzername | meist die vollständige E-Mail-Adresse |
| Passwort | das eben vergebene Passwort |
Verwenden Sie IMAP, nicht POP3. IMAP belässt die Nachrichten auf dem Server, sodass Rechner, Notebook und Smartphone denselben Stand sehen – und die Serversicherung auch das Postfach erfasst.
3. Postfach in Outlook einrichten
- Datei → Konto hinzufügen wählen.
- Die neue E-Mail-Adresse eingeben und auf Verbinden klicken.
- Wenn Outlook nach dem Kontotyp fragt: IMAP auswählen.
- Passwort eingeben; Server-Adressen werden meist automatisch erkannt.
- Falls nicht: Erweiterte Optionen → Ich möchte mein Konto manuell einrichten und die Werte aus der Tabelle oben eintragen.
Thunderbird
Unter Konten-Einstellungen → Konto-Aktionen → E-Mail-Konto hinzufügen genügen Name, Adresse und Passwort. Die automatische Konfiguration schlägt IMAP vor – prüfen Sie nur, dass als Verbindungssicherheit SSL/TLS eingetragen ist.
Smartphone
Unter iOS und Android reicht in der Regel die Option „Anderes Konto” bzw. „Andere” mit derselben IMAP-Konfiguration. Achten Sie darauf, dass der Postausgangsserver ebenfalls eine Authentifizierung verwendet.
4. Funktion prüfen
Senden Sie eine Testnachricht an eine externe Adresse und antworten Sie darauf. Kommt beides an, ist die Einrichtung abgeschlossen. Landet die Testmail im Spam, fehlen meist die DNS-Einträge für SPF, DKIM und DMARC – die gehören einmalig in die Domainkonfiguration und verhindern nebenbei, dass Dritte in Ihrem Namen versenden.
Häufige Stolpersteine
- Alias statt Postfach: Ein Alias ist nur eine Weiterleitung und hat kein eigenes Passwort. Wer eigenständig senden können soll, braucht ein echtes Postfach.
- Falscher Benutzername: Viele Hoster erwarten die vollständige Adresse,
nicht nur den Teil vor dem
@. - Port 25: Wird von den meisten Providern blockiert. Nutzen Sie 465 oder 587.
- Gemeinsam genutzte Postfächer: Für
info@oderbuchhaltung@ist ein freigegebenes Postfach besser als ein geteiltes Passwort.
Wenn Sie bei einem der Schritte hängen bleiben: Melden Sie sich, wir richten das Postfach auch gerne für Sie ein.